PRODUKTIVITAS YANG RENDAH DAN CARA MENYIASATINYA
Produktifitas adalah seluruh keluaran
barang atau jasa yang dihasilkan, dibagi dengan masukan yang dibutuhkan
untuk menghasilkan keluaran tadi. Kita ketahui bahwa di proyek
konstruksi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan merupakan
fungsi dari waktu yang menuntut organisasi proyek harus bekerja efektif
dalam rangka mengendalikannya. Jadi walaupun program telah dibuat, namun
jika tim tidak efektif sehingga produktifitas tidak sejalan dengan
tuntutan yang ada, maka proyek tidak akan berjalan dengan baik. Lebih
jauh, jika produktifitas yang rendah dibiarkan lebih lanjut, akan
menyebabkan kompleksitas berubah menjadi masalah yang lebih serius.
Grafik produktifitas yang terus menurun jika tidak segera ditangani
Produktifitas akhirnya menjadi parameter
penting dalam menilai tim yang efektif. Mengetahui makna produktifitas,
mengukurnya, mengetahui penyebab rendahnya produktifitas, dan
mendapatkan cara untuk meningkatkan produktifitas adalah pengetahuan
yang penting bagi project manager di proyek. Adanya indikasi tidak
tercapainya output terhadap target produktifitas harus segera diketahui
oleh project manager untuk kemudian ditingkatkan.
Bagaimana cara meningkatkan
produktifitas manajemen proyek? Deming memberikan pemikirannya dalam
buku “Improvement of Quality and Productivity Through Action by
Management” menyebutkan ada 14 cara memperbaiki produktifitas manajemen.
Dalam aplikasinya dalam proyek, diberikan penjelasan-penjelasan yang
berkorelasi.
Merencanakan untuk masa depan dalam jangka panjang
Ini berarti pemimpin proyek harus
memberikan suatu pemikiran mengenai program atau strategi jangka panjang
atas apa yang dilakukan oleh timnya. Sebagai contoh adalah dalam
rapat-rapat evaluasi proyek, project manager menyampaikan suatu rencana
besar atas program review design yang bertujuan untuk memperbaiki
kinerja waktu pelaksanaan. Usahakan anggota betul-betul paham mengenai
betapa pentingnya program jangka panjang tersebut dengan menyampaikan
peran masing-masing anggota tentunya agar mereka merasa terlibat.
Tidak cepat merasa puas dengan mutu produk
Menumbuhkan semangat atas kualitas akan
sangat membantu anggota untuk berimprovisasi dalam mencari cara yang
lebih baik dalam mencapai mutu yang lebih baik. Dalam proyek konstruksi
seperti yang diketahui bahwa mutu yang jelek akan berdampak menurunnya
produktifitas karena harus melakukan perbaikan. Sebagian resources akan
terbagi untuk memperbaiki kualitas tersebut.
Membuat pengendalian statistik terhadap proses produksi dan minta kepada pemasok melakukan yang sama
Cara ini mungkin masih jarang dilakukan.
Buat dan komunikasikan trend secara statistik untuk memacu anggota
untuk bekerja lebih baik. Contoh yang pernah digunakan dalam pengalaman
proyek adalah dengan menggunakan regresi atas grafik produktifitas
produksi proyek. Di sana akan terlihat apakah regresi akan menghasilkan
trend positif atau negatif.
Banyak metode dan cara statistik dalam mengukur produktifitas
Berhubungan dengan pemasok yang terbaik dan sesedikit mungkin
Memilih pemasok yang terbaik dalam hal
ini adalah yang memiliki produktifitas tinggi. Bagaimanapun tingginya
produktifitas tim proyek, namun jika tidak didukung oleh pemasok, maka
akan terjadi mismatch yang berdampak pada penurunan produktifitas dan
ini adalah sebab utama rendahnya produktifitas di proyek yang kompleks
akan jumlah dan jenis resources yang diperlukan.
Temukan apakah masalah-masalah
terbatas pada bagian-bagian tertentu proses produksi atau berasal dari
keseluruhan proses itu sendiri
Terjadinya penurunan produktifitas dapat
disebabkan oleh masalah sistem atau masalah yang bukan sistem seperti
individu. Memahami penyebab penurunan produktifitas ini penting dalam
menentukan langkah dalam memperbaikinya.
Latih para pekerja
Produktifitas sangat terkait dengan
keterampilan para pekerja. Semakin tinggi keterampilan pekerja, maka
semakin tinggi pula produktifitasnya. Sehingga upayakanlah untuk selalu
melakukan pelatihan seperti pelatihan dalam mengatasi kesulitan
pekerjaan mereka, pelatihan atas akan dilaksanakannya metode pelaksanaan
khusus, dan lain-lain.
Tingkatkan mutu Supervisor
Supervisi atau pelaksana di proyek
adalah anggota tim yang bertanggung jawab terhadap produksi di lapangan.
Artinya adalah orang yang berada di lini terdepan dalam hal
produktifitas produksi. Kemampuan pelaksana dalam hal mengarahkan
pekerjaan dan mengatasi persoalan-persoalan produksi sangat tergantung
dengan skill yang dimiliki. Sehingga jelas meningkatkan mutu pelaksana
akan meningkatkan kemampuannya dalam meningkatkan produktifitas.
Usir rasa takut
Rasa takut dalam proyek mungkin terkait
dengan risiko bahaya di proyek. Rasa takut akan ketinggian, atau bahaya
yang lain dalam pelaksanaan proyek membuat pekerja enggan atau terlalu
berhati-hati dalam bekerja. Perlu dilakukan usaha untuk mengatasi rasa
takut ini dengan meningkatkan respon risiko safety yang terjadi.
Dorong departemen-departemen untuk bekerja sama dengan erat ketimbang berkonsentrasi pada divisi atau departemen
Tim proyek tidak boleh terkotak-kotak
atas divisinya. Ini seringkali terjadi di proyek. Intensitas interaksi
dalam suatu divisi yang berlebihan ( tidak berorientasi terhadap
produktifitas proyek keseluruhan ) akan membuat komunikasi yang lemah
dengan divisi yang lain. Kondisi ini harus segera diatasi. Kerja sama
antar divisi ibarat rantai komunikasi yang berpengaruh terhadap
produktifitas proyek secara keseluruhan.
Jangan menganut hanya tujuan-tujuan numerikal
Tujuan numerikal dalam konteks proyek
bisa jadi kinerja biaya. Anggota tim memiliki ekspektasi yang
bervariasi. Buatlah tujuan yang bersifat jauh lebih baik seperti nilai
tantangan yang ada atau niat yang mulia seperti nilai manfaat atas
pekerjaan yang akan dilakukan. Niat yang mulia adalah universal.
Sentuhlah para anggota untuk memiliki niat yang mulia.
Tuntut para pekerja untuk melakukan pekerjaan yang bermutu
Pekerjaan yang jelek akan menurunkan
produktifitas karena pada akhirnya harus diperbaiki lagi dimana untuk
itu akan mengurangi kesediaan resources yang ada. Oleh karena itu, perlu
ditanamkan kepada para pekerja untuk bekerja dengan mutu yang tinggi.
Dapat dilakukan workshop mengenai cara membuat pekerjaan yang bermutu
sesuai target. Perlu diperhatikan bahwa mutu harus sesuai, dalam arti
tidak jelek dan tidak pula berlebihan. Membuat pekerjaan dengan mutu
yang berlebihan akan menurunkan produktifitas. Ini disebabkan karena
butuh waktu yang lebih banyak untuk menghasilkan produk yang bermutu
lebih tinggi. Jadi harus sesuai dengan spesifikasi dan target kualitas
yang telah ditetapkan.
Latih karyawan untuk memahami metode statistik
Metode statistik yang telah dijelaskan
sebelumnya sebaiknya dipahami oleh karyawan. Metode statistik tertentu
akan memberikan pemahaman akan nilai produktifitas tertentu pula.
Memahami arti metode statistik tertentu akan merangsang anggota tim
untuk berusaha untuk melakukan usaha-usaha dalam rangka meningkatkan
produktifitas.
Latih karyawan dengan keterampilan-keterampilan baru sewaktu muncul kebutuhannya
Pada suatu pekerjaaan yang membutuhkan
keahlian khusus yang belum dimiliki oleh anggota tim, maka mereka harus
diberi pelatihan terlebih dahulu untuk mengurangi waktu hilang atas
ketidak-pahaman anggota tim dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
Sebaiknya pelatihan diberikan sebelum waktu pekerjaan tersebut harus
dikerjakan.
Buat para pucuk pimpinan bertanggung jawab atas pelaksanaan prinsip ini
Dalam proyek, pemahaman mengenai betapa
pentingnya arti produktifitas ini harus dipahami dan didukung oleh pada
koordinator pelaku proyek seperti pimpro, team leader, project manager,
koordinator perencana, subkontraktor, dan yang lainnya. Usahakan mereka
merasa ikut bertanggung jawab atas masalah ini agar hambatan
produktifitas yang terjadi akan cepat didapat solusinya. Jangan sampai
hambatan produktifitas malah menjadi persoalan disfungsional seperti
konflik.
http://manajemenproyekindonesia.com/?p=903
